Durante 90 días pusimos en marcha 14 suscripciones de herramientas de IA en paralelo. Cancelamos 8 y conservamos 6. Las que se quedaron cuestan $88/mes en total y nos ahorran unas 40 horas/mes. Las canceladas costaban $288/mes y casi no ahorraban nada. Las seis supervivientes:
Contratamos 14 suscripciones a herramientas de IA durante una ventana de 90 días y medimos cada minuto que pasamos dentro de cada una, cada flujo que intentamos montar y cada euro que pagamos. El día 90 abrimos la hoja de cálculo. Ocho herramientas fueron canceladas. Seis se quedaron. Esto es lo que mostraron los datos, qué mató a las ocho y por qué las seis se ganaron un sitio fijo en el presupuesto.
La metodología
Para cada herramienta registramos tres números por semana: minutos dentro de la app, minutos ahorrados frente al equivalente manual (estimados con honestidad, no con optimismo) y cualquier resultado que la herramienta produjera y que de verdad entregáramos a un cliente o a nosotros mismos. Al final de cada mes, cada herramienta recibía una nota: horas ahorradas por dólar. Cualquier valor por debajo de 0,1 horas por dólar pasaba a la lista de vigilancia. Por debajo de 0,05, fuera. Ninguna herramienta entró por inercia. Nombramos a las supervivientes. Anonimizamos las canceladas para centrarnos en los patrones, no en señalar.
La tabla completa de las 14 herramientas
Auditoría de 90 días: las 14 herramientas, ordenadas por horas ahorradas por dólar
| Herramienta | Coste/mes | h ahorradas/mes | h/$ | Veredicto |
|---|---|---|---|---|
| Make.com (Core) | $9 | 14 | 1,56 | Conservar |
| Opus Clip (Starter) | $19 | 8 | 0,42 | Conservar |
| Kit (Creator) | $25 | 6 | 0,24 | Conservar |
| Cal.com (Pro) | $15 | 3 | 0,20 | Conservar |
| Gamma (Plus) | $10 | 4 | 0,40 | Conservar |
| Fireflies.ai (Pro) | $10 | 5 | 0,50 | Conservar |
| Escritor de IA todo-en-uno | $89 | 3 | 0,034 | Cancelado |
| Gestión de proyectos con IA + resúmenes | $49 | 1,5 | 0,031 | Cancelado |
| Herramienta de SEO con IA | $39 | 1 | 0,026 | Cancelado |
| Programador social (#2) | $29 | 0,5 | 0,017 | Cancelado |
| Herramienta de diseño con IA | $25 | 0,5 | 0,020 | Cancelado |
| Agendador de reuniones con IA (#2) | $25 | 0 | 0 | Cancelado |
| Herramienta de presentaciones con IA (#2) | $16 | 0 | 0 | Cancelado |
| Espacio de trabajo de IA estilo Notion | $16 | 0,5 | 0,031 | Cancelado |
Las 8 cancelaciones: qué las mató
Las perdedoras no son malas herramientas. La mayoría tienen buenas reseñas, están bien financiadas y las usan miles de operadores. Perdieron por cómo encajaban en nuestra semana real, no por falta de funciones. Se repitieron cuatro patrones una y otra vez.
- Redundancia con una herramienta que ya pagábamos. Dos de las ocho (el segundo agendador de reuniones y la segunda herramienta de presentaciones) se solapaban en un 80% con herramientas que ya teníamos. Pensábamos que íbamos a cambiarnos. Nunca lo hicimos.
- El problema del envoltorio de chat. Tres de las ocho eran básicamente interfaces más bonitas sobre un LLM que ya pagábamos vía ChatGPT o Claude. Una vez lo vimos, ya no pudimos desverlo.
- Flujo de trabajo que nunca montamos. Dos de las ocho exigían procesos nuevos (gestión de proyectos con resúmenes de IA, investigación SEO con IA) que íbamos posponiendo. Tras 60 días aplazando, estaba claro que la herramienta no resolvía un problema activo.
- Coste oculto de cambiar. El escritor de IA todo-en-uno fue la cancelación más cara, $89/mes. El coste real no era la suscripción, sino las 11 horas que pasamos migrando prompts, plantillas y guías de marca, que luego tuvimos que sacar de vuelta.
El patrón de cancelación más caro es la herramienta todo-en-uno. Cualquier cosa que prometa sustituir a 4-5 herramientas suele hacer cada trabajo al 60% de calidad. Cancelas cuatro suscripciones pequeñas, firmas una grande y descubres que la grande no hace bien aquello específico para lo que la compraste. Ahora pagas dos veces.
Las 6 supervivientes — y por qué se quedaron
Cada una de las seis supervivientes pasa un listón alto: ahorra al menos dos horas por semana, se integra en un flujo que usamos cada semana (no cada trimestre) y su coste se recupera en menos de cinco días laborables de tiempo ahorrado. Esto es lo que aporta cada una al stack.
Make.com — $9/mes (plan Core, 10k operaciones)
La herramienta con mejor ratio horas/dólar de toda la auditoría, con diferencia. Sustituimos traspasos manuales de facturación, importación de leads y tres zaps separados de Zapier por escenarios de Make. El editor visual cuesta un fin de semana aprenderlo y luego se amortiza durante años.
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Opus Clip — $19/mes (Starter)
Reutiliza un podcast o vídeo largo en 8-12 clips cortos por subida. Ocho horas al mes ahorradas frente a la edición manual. El ahorro es real porque, si no, contrataríamos a un editor a $40-60/hora para el mismo resultado.
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Kit — $25/mes (Creator, 10k suscriptores)
Infraestructura de email para creadores y negocios de una sola persona. El editor visual de automatizaciones, el comercio nativo y el etiquetado lo hicieron más barato y simple que la herramienta de marketing todo-en-uno de $49/mes que usábamos antes. Seis horas al mes ahorradas en segmentación y preparación de envíos.
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Cal.com — $15/mes (Pro)
Agenda autoalojada que se integra con el calendario, la pasarela de pago y el CRM en una sola configuración. Sustituyó a dos agendadores de pago (uno fue cancelado en esta auditoría). Tres horas al mes ahorradas en el ida y vuelta del calendario — pequeño aislado, grande a lo largo de 36 semanas al año.
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Fireflies.ai — $10/usuario/mes (Pro, anual)
Graba, transcribe y resume cada llamada en Zoom, Meet y Teams. Cinco horas al mes ahorradas en tomar notas y seguir tareas. La búsqueda de AskFred sobre reuniones pasadas es lo que lo hace pegajoso — buscar por tema en 90 días de llamadas es algo que ya usamos cada semana.
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Gamma — $10/mes (Plus)
Sustituyó a PowerPoint y Google Slides para presentaciones de cliente. Cuatro horas al mes ahorradas frente a nuestro flujo de diseño anterior — y el resultado se ve mejor, lo que importa más que el ahorro de tiempo en piezas de cara al cliente. La segunda herramienta de presentaciones con IA que probamos se canceló porque Gamma cubría lo mismo.
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Las cuentas: 90 días, en dólares
Supervivientes vs canceladas: cuentas de 90 días
| Bloque | Coste mensual | h ahorradas/mes | Valor a $50/h | Resultado neto |
|---|---|---|---|---|
| Las 6 supervivientes | $88 | 40 | $2.000 | +$1.912/mes |
| Las 8 canceladas | $288 | 7 | $350 | +$62/mes |
| Stack neto (solo supervivientes) | $88 | 40 | $2.000 | 22,7x de retorno |
Punto de equilibrio del stack que se queda: $88/mes ÷ $50/hora = 1,76 horas/mes. El stack ahorra 40 horas/mes. Eso es un retorno de 22,7x sobre el coste de suscripción, o aproximadamente cuatro días de amortización cada mes. 5 reglas para tu propia auditoría de 90 días
- Regla de las dos horas. Toda herramienta nueva debe ahorrar al menos 2 horas/semana en 30 días o se cancela. Sin excepciones para herramientas que 'quizá usemos más adelante'.
- Cero solape de categoría. Un agendador, un escritor, una herramienta de slides, un centro de automatización. Si una candidata se solapa con algo que ya tenemos, el listón es sustituir o nada, no convivir.
- Recordatorio en el calendario a los 14 días en cada prueba. La opción por defecto del cerebro es 'ya lo evaluaré'. El recordatorio convierte ese 'ya' en un martes concreto.
- El coste de migrar es coste real. Antes de firmar cualquier herramienta todo-en-uno, calcula horas para migrar dentro y horas para migrar fuera. Si superan dos fines de semana, por defecto es no.
- Plan gratis primero, plan de pago solo cuando obligue. Cinco de las ocho cancelaciones estaban en plan de pago porque el gratis no enseñaba lo que necesitábamos — y el de pago tampoco. El plan gratis es la versión honesta del producto.
Si no puedes hacer una auditoría limpia de 90 días, haz una de 30. Elige las tres herramientas de las que menos seguro estás, fija una fecha de cancelación firme y mide horas ahorradas por semana. La mayoría de las decisiones de cancelar se vuelven obvias en la tercera semana.
Haz tu propia auditoría de 90 días
Elige la categoría de tu stack que más dinero te ha drenado en el último trimestre y haz primero las cuentas. Nuestras calculadoras gratis te dan el número de horas ahorradas por dólar para cualquier herramienta que estés evaluando en email, redacción de contenido, agendado, reuniones y otras diez categorías. Para el marco detrás de las cuentas, mira cómo calcular el ROI de una herramienta de IA. Para más herramientas que pasan el listón de los 30 días de amortización, mira 10 herramientas de IA que se pagan solas en 30 días.
El equipo editorial de TaskROI investiga herramientas de productividad con IA y ayuda a las empresas a calcular el ROI real antes de comprar. Nuestros datos provienen de estudios de la industria de McKinsey, Harvard Business Review y la Reserva Federal.