Wir haben 14 KI-Tool-Abos 90 Tage lang getestet. 8 davon haben wir gekündigt.

Über 90 Tage haben wir 14 KI-Tool-Abos parallel laufen lassen. 8 wurden gekündigt, 6 sind geblieben. Die Keeper kosten zusammen 88 $/Monat und sparen ~40 Std./Monat. Die Gekündigten kosteten 288 $/Monat und sparten fast nichts. Sechs Überlebende:

Wir haben in einem 90-Tage-Fenster 14 KI-Tool-Abos abgeschlossen und jede Minute getrackt, die wir in jedem einzelnen verbracht haben, jeden Workflow, den wir bauen wollten, und jeden Euro, den wir gezahlt haben. An Tag 90 haben wir die Tabelle ausgewertet. Acht Tools wurden gekündigt. Sechs sind geblieben. Das sind die Zahlen, das war der Grund für die acht Kündigungen, und das ist der Grund, warum die sechs ihren festen Platz im Budget bekommen haben.

Die Methodik

Pro Tool haben wir wöchentlich drei Zahlen protokolliert: Minuten in der App, Minuten gespart gegenüber dem manuellen Äquivalent (ehrlich geschätzt, nicht optimistisch), und jeden Output, den das Tool produziert hat und den wir tatsächlich an einen Kunden oder uns selbst ausgeliefert haben. Am Ende jedes Monats bekam jedes Tool einen Score: gesparte Stunden pro Dollar. Alles unter 0,1 Stunden pro Dollar landete auf der Watchlist. Alles unter 0,05 wurde gekündigt. Kein Tool bekam einen Bonus, nur weil es schon länger im Stack war. Die Überlebenden nennen wir beim Namen. Die Kündigungen haben wir anonymisiert, damit der Fokus auf den Mustern bleibt, nicht auf Tool-Bashing.

Die komplette 14-Tool-Tabelle

Die 8 Kündigungen: Was sie gekillt hat

Die Verlierer waren keine schlechten Tools. Die meisten haben gute Reviews, sind gut finanziert und werden von tausenden Operators eingesetzt. Sie sind rausgeflogen, weil sie nicht in unsere echte Arbeitswoche gepasst haben, nicht weil ihnen Features gefehlt hätten. Vier Muster sind immer wieder aufgetaucht.

• Redundanz mit einem Tool, das wir schon bezahlt haben. Zwei der acht (der zweite Meeting-Scheduler und das zweite Präsentations-Tool) überschnitten sich zu 80 % mit Tools, die schon im Stack waren. Wir dachten, wir wechseln. Wir haben nie gewechselt.
• Das Chat-Wrapper-Problem. Drei der acht waren im Kern nur schönere Oberflächen um ein LLM, für das wir über ChatGPT oder Claude eh schon gezahlt haben. Sobald uns das aufgefallen war, ging das nicht mehr weg.
• Workflow, den wir nie gebaut haben. Zwei der acht hätten erfordert, neue Prozesse aufzusetzen (Projektmanagement mit KI-Summaries, KI-SEO-Recherche), die wir immer weiter aufgeschoben haben. Nach 60 Tagen Aufschieben war klar: Das Tool löst kein aktives Problem.
• Versteckte Wechselkosten. Der All-in-One-KI-Writer war mit 89 $/Monat die teuerste Kündigung. Die echten Kosten waren nicht das Abo — sondern die 11 Stunden, die wir mit dem Migrieren von Prompts, Templates und Brand Guidelines verbracht haben, die wir dann wieder rausmigriert haben.

Die 6 Keeper — und warum sie geblieben sind

Jeder der sechs Überlebenden reißt eine hohe Latte: Es spart mindestens zwei Stunden pro Woche, integriert sich in einen Workflow, den wir jede Woche laufen lassen (nicht jedes Quartal), und die Kosten sind in weniger als fünf Arbeitstagen an gesparter Zeit wieder reingeholt. Hier ist, was jedes einzelne im Stack leistet.

Make.com — 9 $/Monat (Core-Plan, 10k Operationen)

Das Tool mit den meisten gesparten Stunden pro Dollar im Audit — mit großem Abstand. Wir haben damit manuelle Rechnungs-Übergaben, Lead-Import-Flows und drei separate Zapier-Zaps durch Make-Szenarien ersetzt. Der visuelle Builder braucht ein Wochenende zum Lernen und zahlt sich danach jahrelang aus.

Ideal für: Alle, die mehr als zwei wiederkehrende Workflows über mehrere SaaS-Tools laufen lassen.

Opus Clip — 19 $/Monat (Starter)

Verwandelt einen langen Podcast oder ein Video in 8-12 kurze Clips pro Upload. Acht gesparte Stunden pro Monat gegenüber manuellem Schnitt. Die gesparten Stunden sind echt, weil wir sonst einen Cutter für 40-60 $/Stunde für denselben Output bezahlen würden.

Ideal für: Alle, die Long-Form-Videos oder Podcasts veröffentlichen und Clips für Social wollen.

Kit — 25 $/Monat (Creator, 10k Subscriber)

E-Mail-Infrastruktur für Creator und Ein-Personen-Unternehmen. Der visuelle Automation-Builder, der native Commerce-Teil und das Tagging waren billiger und einfacher als das All-in-One-Marketing-Tool für 49 $/Monat, das wir vorher genutzt haben. Sechs gesparte Stunden pro Monat bei Segmentierung und Broadcast-Vorbereitung.

Ideal für: Creator, Solopreneure, alle mit einer Liste unter 50k.

Cal.com — 15 $/Monat (Pro)

Self-hosted Terminplanung, die sich in einer Konfiguration in unseren Kalender, Zahlungsanbieter und das CRM integriert. Hat zwei kostenpflichtige Scheduler ersetzt (einer davon wurde in diesem Audit gekündigt). Drei gesparte Stunden pro Monat beim Termin-Hin-und-Her — einzeln klein, über 36 Wochen pro Jahr aber groß.

Ideal für: Alle, die Zeit verkaufen (Berater, Coaches, Freelancer, Agenturen).

Fireflies.ai — 10 $/User/Monat (Pro, jährlich)

Zeichnet auf, transkribiert und fasst jedes Gespräch zusammen — in Zoom, Meet und Teams. Fünf gesparte Stunden pro Monat bei Notizen und Action-Item-Follow-up. Die AskFred-Suche über vergangene Meetings ist das Feature, das es klebrig macht — die Suche nach Themen über 90 Tage Calls nutzen wir mittlerweile wöchentlich.

Ideal für: Berater, Sales, alle mit 5+ wiederkehrenden Calls pro Woche.

Gamma — 10 $/Monat (Plus)

Hat PowerPoint und Google Slides für Kunden-Decks ersetzt. Vier gesparte Stunden pro Monat gegenüber unserem alten Design-Workflow — und der Output sieht besser aus, was bei Kunden-Decks wichtiger ist als die Zeitersparnis. Das zweite KI-Präsentations-Tool, das wir getestet haben, wurde gekündigt, weil Gamma denselben Job gemacht hat.

Ideal für: Alle, die regelmäßig Kunden-Decks, interne Updates oder Pitch-Decks bauen.

Die Kosten-Rechnung: 90 Tage, in Dollar

5 Regeln für dein eigenes 90-Tage-Audit

• Zwei-Stunden-Regel. Jedes neue Tool muss innerhalb von 30 Tagen mindestens 2 Stunden/Woche sparen, sonst wird gekündigt. Keine Ausnahmen für Tools, die wir 'später vielleicht mehr nutzen'.
• Keine Kategorie-Überschneidung. Ein Scheduler, ein Writer, ein Slide-Tool, ein Automation-Hub. Wenn ein Kandidat sich mit einem Tool im Stack überschneidet, lautet die Latte: Ablösung oder gar nicht — kein Nebeneinander.
• 14-Tage-Kalenderreminder bei jedem Trial. Unser Hirn sagt standardmäßig 'Ich bewerte das später'. Der Kalenderreminder macht aus 'später' einen konkreten Dienstag.
• Migrationskosten sind echte Kosten. Bevor du irgendein All-in-One-Tool abonnierst, schätze die Stunden für die Migration rein und wieder raus. Wenn das zusammen mehr als zwei Wochenenden sind, ist die Default-Antwort: nein.
• Erst Free Tier, Paid Tier nur wenn nötig. Fünf der acht Kündigungen waren auf Paid-Tiers, weil der Free Tier nicht gezeigt hat, was wir brauchten — und der Paid Tier dann auch nicht. Der Free Tier ist die ehrliche Version des Produkts.

Mach dein eigenes 90-Tage-Audit

Such dir die Kategorie in deinem Stack raus, die im letzten Quartal am meisten Geld gefressen hat, und rechne die erst durch. Unsere kostenlosen Rechner geben dir die gesparten-Stunden-pro-Dollar-Zahl für jedes Tool, das du gerade evaluierst — in E-Mail, Content Writing, Terminplanung, Meetings und zehn weiteren Kategorien. Das Framework hinter der Rechnung findest du in So berechnest du den ROI von KI-Tools. Mehr Tools, die die 30-Tage-Payback-Latte reißen, findest du in 10 KI-Tools, die sich in 30 Tagen bezahlt machen.